Después de tres días de competición, se acumulan horas y horas de trabajo para los organizadores del Gran Premio Ski-Doo de Valcourt. El recinto apenas ha sido vaciado y entregado a BRP después de las carreras, ¡y ya estamos empezando a trabajar en la próxima edición!
“En los días posteriores al Gran Premio hacemos balance: qué funcionó bien, qué hay que mejorar, etc. Valcourt es el punto de referencia para los eventos de deportes de motor de invierno. Para muchos deportistas, este es el lugar para competir. Por eso queremos hacerlo siempre mejor, seguir sorprendiendo, diferenciarnos. Por eso siempre buscamos nuevas ideas”, explica Dave Paryzo. Una forma de hacer las cosas que funciona, ¡el Gran Premio Ski-Doo de Valcourt siempre atrae a más conductores y espectadores!
Un equipo pequeño y completo
Junto con Guillaume Richard, director general, y Marie-Claude Laverdière, coordinadora de eventos, el coordinador de marketing y medios es uno de los tres miembros permanentes del equipo Grand Prix. “Trabajamos todo el año. Incluso durante nuestras vacaciones de verano, estamos atentos a lo que sucede en los festivales y eventos que visitamos; Así nos inspiramos en las mejores prácticas de los eventos”, destaca Dave, quien, tan pronto como comienza la temporada de carreras de invierno, viaja de un lugar de competición a otro, con el camión Grand Prix, para dar a conocer el evento a los pilotos y al público en general. “¡No tengo ningún problema en subirme al micrófono y promocionar el Gran Premio! En la medida de lo posible, intentamos estar donde podamos llegar a las personas interesadas en nuestro evento”.
El equipo permanente cuenta con el apoyo de la junta directiva, todos voluntarios, que se reúne todos los meses de septiembre a junio. Para la edición de 2025 estuvo integrado por Martin Simard, responsable de las barras; Marie-Lou Dussault, responsable de venta de entradas; Kim Bouthillette, responsable de acreditación; Pier-Olivier Trudel, responsable de las superficies de competición; Frédéric Cotton, director de seguridad; Pierre-Olivier Cabana, director de carreras; Christian Roy, gerente de adquisiciones; y Stéphane Bombardier, director de seguridad – centro de pista. Durante el evento, unos 350 voluntarios vienen a echar una mano.
La organización cuenta con unos 350 voluntarios, en diversos puestos, para el buen desarrollo del evento. (Gaetan Tremblay)
Un trabajo colosal
“Como el sitio pertenece a BRP y se utiliza, entre otras cosas, para probar nuevos productos, el acceso al mismo es muy restringido fuera de las cuatro semanas en que nos lo prestan. Por lo tanto, cuando vayamos allí para realizar diversos trabajos de preparación, debemos especificar claramente quién estará allí, qué haremos allí, durante cuánto tiempo, etc. Requiere una planificación cuidadosa del diseño del sitio”, explica Dave.
Por lo tanto, BRP entrega las “llaves” del lugar en el Gran Premio tres semanas antes del evento y las recoge una semana después de las carreras. “No debemos olvidar que estamos construyendo el sitio de la A a la Z: cuando llegamos no hay nada, ni pendientes, ni baños, ni marquesina, ni vallas, etc.” Seis personas trabajan a tiempo completo en la distribución del local. El diseño de pistas de competición por sí solo representa un desafío sólido, como comprobará al leer este texto (enlace a la entrevista con Pierre-Olivier Trudel).
“Organizar un evento tan grande implica realizar muchas tareas pequeñas. Hay muchos detalles que ayudan a que la experiencia sea agradable. Por ejemplo, este año realizamos pequeñas mejoras para que la emisión de billetes sea más fluida. Desde el color de las pulseras -para evitar que sean las mismas que el año anterior- hasta la elección de la ropa que ofreceremos en tienda -que sigue la tendencia, en la cantidad adecuada, pero no demasiada-, hay 1001 decisiones que se toman regularmente. Cuando escuchamos a la gente, no se trata simplemente de copiar y pegar de una edición a otra, sino que siempre buscamos qué podríamos hacer mejor o diferente”.
(Gaetan Tremblay)
Y siempre hay algunas sorpresas, como cinturones de campeonato que se perdieron en algún lugar del mundo… “Tuvimos que encontrar rápidamente un plan B, porque ya es demasiado tarde para tener nuevos cinturones, pero no solo queremos dar Como trofeo pequeño y corriente, queremos algo que sea prestigioso para nuestros ganadores”.
La temperatura también es un elemento con el que deben lidiar los organizadores de un evento al aire libre. “El año pasado llovió tanto que el estacionamiento se convirtió en un campo de barro. Fue necesario ayudar a los vehículos a salir y luego nivelar la superficie para el día siguiente. En los paddocks, para garantizar la circulación segura de las motos, tuvimos que comprar urgentemente láminas de madera contrachapada y hacer un camino de madera hasta la pista, ¡y todo esto, en mitad de la noche!
Además de los trastornos causados por la madre naturaleza, también pueden producirse fallos (en 2024, en el sistema de cronometraje) que complicarían la tarea de los organizadores. “¡Debemos reaccionar rápidamente! No queremos perjudicar el espectáculo, pero también queremos garantizar condiciones seguras y óptimas para los pilotos”.
Costos cada vez más altos
La inflación no perdona al sector de eventos. “Ya sea el equipo y los accesorios que alquilamos, el costo de obtener las sanciones de carrera, las bolsas en sí, todo es más caro. También analizamos lo que se está haciendo en otros lugares, en este tipo de eventos, para seguir siendo competitivos en términos de precios de entrada. Por lo tanto, tenemos que hacer malabarismos con un presupuesto limitado y al mismo tiempo cumplir con altas expectativas”.
(Gaetan Tremblay)
La búsqueda de patrocinadores y socios es un esfuerzo continuo. “Nos acercamos a las empresas durante todo el año para buscar su apoyo. Creemos que ellos también están sufriendo las repercusiones de la inflación; el dinero es más difícil de conseguir”.
Afortunadamente, a la organización del Gran Premio no le falta ingenio. “En materia de publicidad, intentamos desarrollar tantas asociaciones de intercambio como sea posible para reducir costos y al mismo tiempo tener la máxima visibilidad. Como novedad este año, para impulsar la venta de entradas, hemos puesto en marcha un Programa de Atletas, una fórmula que vemos mucho en Estados Unidos, pero que es nueva aquí. Se invita a los pilotos a acercarse a sus seres queridos y redes para comprar boletos, cada uno con su propio código QR. Cuando las personas compran entradas con este código, se paga al deportista el 10% del precio de la entrada, lo que reduce sus costes de participación. Es una ventaja para nuestros competidores, que al mismo tiempo se convierten en embajadores del Gran Premio Ski-Doo Valcourt”.
