Asistente de admisiones y secretaría | Orden de Geólogos de Quebec

Descripción del trabajo
asistente de admisiones
La persona que ocupa el puesto brinda apoyo administrativo al Gerente de Asuntos Profesionales de OGQ que incluye, entre otras, las siguientes actividades:

• Responsable de la comunicación diaria con los socios por correo electrónico y teléfono, para solicitudes de admisión a la Orden, expedición de autorizaciones y exenciones de prácticas, coordina el pago de las cuotas anuales, prepara la facturación a los socios, supervisa el pago de la recepción, etc.)
• Elaboración de expedientes de admisión, equivalencia de prácticas y solicitudes de prácticas;
• Asegurar la gestión y actualización documental de los expedientes de la base de datos CONSTELLIO y Ensemble360;
• Asistir al gerente de asuntos profesionales y al asistente del Secretario en la preparación de las reuniones del comité examinador;
• Asistir a las reuniones del comité examinador. Enviar cartas de resultados a los miembros;
• Redactar las actas de las reuniones del comité examinador;
• Dar seguimiento a las reuniones del comité examinador;
• Lanzar la campaña de renovación de suscripción anual bajo la supervisión del CEO.
• Elaborar informes sobre el estado de la membresía al final del año fiscal y a solicitud del Director General.
• Ocasionalmente, participar en la preparación y coordinación de sesiones de capacitación u otros eventos para candidatos a la profesión, aprendices y afiliados;
• Todas las demás tareas de apoyo a la secretaría.

asistente del inspector

• Colaborar con el inspector en la realización del programa anual de inspección profesional.
• Colaborar con el inspector en la preparación de las visitas de inspección.
• Asegurar la secretaría del comité de inspección profesional.
• Ser responsable de diversas reservas relativas a las inspecciones.
• Organizar reuniones del comité de inspección y garantizar el seguimiento. ​​​​​​​

Buscamos una persona dinámica, detallista, polivalente, autónoma, capaz de gestionar prioridades y con espíritu de iniciativa.

• Diploma de escuela secundaria (requisito mínimo);
• Diploma universitario o inscripción en un programa universitario en geología (una ventaja);
• 3 a 5 años de experiencia laboral;
• Excelente dominio del francés, tanto oral como escrito;
• Muy buen dominio del inglés oral y escrito;
• Dominio de aplicaciones en el entorno Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)

Condiciones de trabajo y beneficios. 

• 32 horas semanales, de lunes a jueves, de 8 a 17 horas;
• Tarifa por hora que varía según la experiencia;
• Posibilidad de teletrabajo con un máximo de 2 días/semana, después del período de prueba;
• 4 semanas de vacaciones anuales; 2 en invierno y 2 en verano.
• Oficinas modernas y soleadas, en el corazón del Downtown (Metro McGill);
• Orden profesional creciente, oportunidades de avance dentro de la Organización.

Envíe su solicitud enviando una carta de presentación y un currículum vitae a la atención del director general, Gilles Kamta, a través del formulario.

• La selección de los candidatos se basará en el análisis de su expediente.
• Sólo se contactará con los seleccionados.
• La fecha de inicio está prevista para octubre de 2024, lo más pronto posible.